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关于进一步完善团市委机关档案管理制度的通知

文章来源:互联网  发布时间: 2007/11/27 9:22:00
关于进一步完善团市委机关档案管理制度的通知
 
机关各部门:
为加强本机关档案工作的业务建设,逐步实现档案管理的科学化、规范化,不断提高档案管理水平,有效发挥档案在各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关精神,结合本机关的实际情况,特修订本制度印发给你们,请认真执行。
 
                              共青团苏州市委员会
                                                    2000年6月5日
立卷归档制度
根据《档案法》和市档案局关于档案立卷归档的要求,为及时、正确地做好本局各类档案材料归档工作,提高案卷质量,特作如下规定:
一、档案归档范围:
        1.本机关的文件材料
         ①本机关颁发的(包括联发及与其它机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿;
    ②本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿;
    ③本机关党组会议、办公会议记录;
    ④本机关各项人事材料;
    ⑤本机关产生的各种年报;
    ⑥本机关接待重要来宾重形成的文件、声、像等材料;
⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。
2.上级机关的文件材料
上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。
二、档案归档时间:
1.本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料,进行清退。然后,由档案人员按照文件的内容和性质,进行整理、分类、立卷、归档,向档案室移交。
2.机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束,然后归档。
三、立卷归档要求:
本机关领导和各部门文件办理完毕,应将具有保存价值的来文、复文,包括领导的签发的底稿、批示等材料(本机关发文、联合发文各一式两份),以及归档范围内其它性质的归档材料,收集齐全,及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件,整理一份送档案室归档,个人不得保存。
 
 
档案库房管理制度
        一、库房必须保持清洁、门窗坚固,并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、   防  鼠、防虫等安全措施。
二、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物,进入库房不准吸烟。
三、非库房管理人员严禁入内,禁止擅自进入库房翻阅档案资料。
四、做好库房的温湿度记录,及时采取措施控制和调节温湿度。常年库房温度保持在120C—240C之内;相对湿度在45%—60%之间。
五、经常检查库房,发现问题及时解决,并作好记录。
 
 
档案保密制度
根据国家《保密法》的有关规定,为维护档案、资料的完整与安全,特作如下规定:
一、档案工作人员必须严格执行保密职责,严守保密制度,保守党和国家机密,并定期进行保密制度的学习,加强对档案的保密管理。
二、凡需查阅档案材料者,均应严格履行登记手续,并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档,不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。
三、需要复印密件档案材料,应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。
四、密件档案材料的销毁,要造具清册上报审批,到指定地点销毁,并有两人监销。
五、发现失密、泄密现象,要及时上报并采取补救措施。
 
档案保管制度
为了进一步加强档案的保管,确保档案材料的完整和安全,利用现有库房保护设施有效地延长档案寿命,特作如下规定:
一、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜,以及其它配套设施,并明确专人负责管理。
二、档案库房是本机关的机要部位,非本室人员未经许可不得进入库房,亦不得在内办公、会客。
三、定期检查档案,做到卷目相符,发现问题及时向领导汇报,并采取有效措施。
三、档案橱柜要摆设整齐,柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生,通风良好。温度保持在120C—240C左右,相对湿度在45%-60%左右,并做好温湿度记录。
四、库房内严禁吸烟,不准存放易燃、易爆及其他物品,保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材,使之保持完好状态。
五、根据现有库房设备条件,切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。
六、离库时必须关好橱、柜以及门、窗,切断电源。
 
档案查(借)阅制度
为了积极开展档案的利用工作,更好地为本机关各项工作提供服务,特作如下规定:
一、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案,须经分管领导批准,以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。
二、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料,必须由组织出面查阅。
三、本机关工作人员因工作需要查阅档案,要填写《档案查询单》,须经办公室领导批准,并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案,须经分管领导批准。
四、查阅档案须经办公室领导批准,并不得离开阅档室,不得擅自将档案带出机关。查(借)阅档案时,必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。
五、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查(借)阅管理制度与保管制度,对所查(借)阅的档案负有督促检查责任,发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。
 
 
档案利用制度
一、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案,如需查阅其他部门的业务档案,须经档案室负责人同意,方能查阅。
二、查阅档案,必须讲明利用目的,办理登记手续,方能阅档。
三、外单位人员查阅本局档案,须持单位介绍信,办理查阅手续,方可查阅。本机关档案一律不外借。
四、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况,酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回,必须办理续借手续。
五、查阅有密级的档案,需经分管领导同意后方可阅档。
六、调阅档案者应做到:注意保密,保护档案,不得转借、不得外借,如需摘抄、复印,应经办公室主任批准(定密档案,需分管领导批准)。档案上不得涂改、划线、增删和撕页,并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况,视情节轻重追究其责任。
七、做好档案利用反馈工作,利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》,交档案部门存档。
 
 
档案的统计、鉴定和移交制度
一、档案室对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确统计。
二、档案室应根据国家有关档案保管期限的规定,结合本机关实际情况,定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。
三、鉴定工作可采取定期或不定期方式,能过鉴定需要销毁的档案文件,必须逐卷逐件登记造册、列出清单,并写出鉴定报告,提交鉴定小组鉴定,由鉴定小组负责人签字后方可销毁。
四、档案销毁要严格执行保密制度,必须指派两人以上负责,送至国家定点保密造纸厂实施监销,监销人员要在销毁清册上签名。
五、按上级有关规定,凡属向地方档案馆移交的档案,应严格按要求移交。在移交时,双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。
公安机关档案管理系统
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