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办公用品管理方法

文章来源:互联网  发布时间: 2011/5/27 8:27:00

1、目的

  为使公司的办公用品得到合理、有效的利用,避免浪费发生,特制定本制度。

2、适用范围

  适用于各类企业办公室对公用设备及耗材的管理。

3、分类定义

  3.1固定资产类办公用品,如:传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。
  3.1非消耗性办公用品,如:办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等。
  3.1消耗性办公用品,如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等。

4、职责

  4.1公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。
  4.2公司人事行政部助理具体负责执行。

5、具体规定

  5.1、 办公用品的发放
  5.1.1固定资产类办公用品的申购,要先计划并报总经理及人事行政中心、董事长批准。
  5.1.2非消耗性办公用品一般以部门为单位发放,部门内共同使用,个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放;消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下:
  A、人事行政部制定《办公用品申请表》,经各部门主管确认后于每月25日前提交人事行政中心。
  B、公司人事行政中心主管复核、人事行政管理总监审核、董事长批准后交人事行政部助理统一购买。
  C、下月初由人事行政部一次性统一发放到各使用部门。
  D、新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买,人事行政部每月可适时备用部分用品。
  5.2 用品的管理
  5.2.1固定资产类办公用品
  A、进行编号管理,由财务部统一登记用品,并计算其剩余价值。
  B、日常的管理由使用部门或使用者进行;公司公用品由人事行政部进行管理。
  C、出现损坏或故障根据实际情况由人事行政部统一安排修理。
  5.2.2非消耗和消耗性办公用品
  A、由各使用部门或使用者管理。
  B、非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品,如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。
  C、设立《办公用品领用单》,由人事行政部统一保管,以便于掌握办公用品的领用状况。
  D、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由人事行政部确认。
  5.3各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算,在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给人事行政部,报人事行政中心核查后再确认处理结果。
  5.4若无特殊原因超支,公司不再为其购买,但部门负责人为保证工作的正常进行,自行解决余下时间的办公用品费用。
  5.5月度办公用品使用定额由上月25日—下月25日为一个周期。

6、惩罚

  6.1公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。
  6.2 公司办公用品应本着节约的原则,如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣5分。
  6.3员工应自觉爱护各类办公用品,如有损坏照价赔付。

7、相关表格

  《办公用品申请表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》
办公用品管理系统
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