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设备物资采购管理办法(试行)

文章来源:互联网  发布时间: 2007/12/22 14:16:00
设备物资采购管理办法(试行)
    为加强对物资设备采购活动的监督与管理,规范采购工作行为,提高设备采购管理的计划性和采购过程的透明度,有效预防采购活动中违法违纪现象的发生,按照学院《关于加强基建(修缮)、物资采购监管工作的规定》和《固定资产管理办法》制定本办法。
一、按照立信监(2004)31号文的精神和市有关廉政建设的规定,学校在设备购置计划制定、采购、验收和付款等各个环节,要做到统一步骤,整体协调,分工负责。健全对物资设备采购工作全过程的监督机制。采购工作必须遵循公开、公平、公正及维护学校利益的原则。设备采购人员必须严格执行采购工作程序、遵守采购工作纪律,严禁违规操作。
二、物资设备采购工作要求有计划性,采购前必须经有关领导审批,在调研、遴选、比价、论证等工作后进行(因新增工作任务,确属急需的,可临时提出计划外申请,严格按上述程序执行),进入采购程序,根据采购项目和金额、按立信监(2004)31号文规定,确定采购方式,采取"货比三家",原则进行供方评定,在技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较,确定供货商并签订合同,在购买的物资设备中应避免盲目性和零敲碎打,应做到送货及时采购保证供应,确保质量,价廉物美。
三、适用范围
本办法适用于学院行政办公、教学、科研及工程项目中的设备、器材的采购管理。
四、采购方式与程序:
所有仪器设备的采购,应严格按照《中华人民共和国政府采购法》
的规定执行;根据使用单位申购单报送的采购项目和金额及立信监(2004)31号要求,后保处提出采购意见:
A、符合招标条件的,送学校招投标领导小组审批后进行公开招标或邀请招标。
B、不符合招标条件的,进行竞争性谈判采购,询价采购或属单一来源采用的单一来源采购。
1、公开招标采购:
1.1选择有资质的招标代理机构为本次招标采购的招标代理机构,并与该招标代理机构共同协商,签定招标代理协议书;
1.2后保处会同财务处及有关部门汇总(设备)招标项目的技术参数及商务条件,由招标代理机构根据《中华人民共和国政府采购法》进行标书的制定。标书经仪器设备使用单位确认,经主管院长审批并在标书上签字确认,方可由招标代理机构发布招标公告;进入招标、议标程序。
1.3确定中标单位后,由后保处起草设备采购合同,或采用政府采购文本合同,根据具体采购内容由甲乙双方修订后,并经领导审批后签定合同。进行采购
2、邀请招标采购:由院招投标领导小组、后保处或使用单位从符合相应资格、并有兴趣参加投标的供应商中选出符合招标条件的二至三家供应商中确定一家;其余程序按公开招标采购程序执行。邀请招标过程必须在院主管领导、审计、监察处、财务处的参与、监督下,遵循公开、公正、公平的原则进行。
3、竞争性谈判采购:
3.1院招投标领导小组组建谈判小组,小组成员由院领导、审计处、财务处、后保处、使用单位人员组成;
3.2谈判小组在谈判前5日提交谈判文件,并由主管院长审批;
3.3使用单位、后保处应从符合相应资格、并有兴趣参加投标的供应商中随机选出三家以上供应商,并将名单提供给招投标领导小组;
3.4谈判并由招标小组及有关人员讨论确定成交供应商。
4、询价采购
4.1根据年度《政府采购目录》中规定的采购项目,由后保处会同财务处在本年度行政事业单位协议供应商处购买;
4.2由后保处、使用单位提供三家以上供应商进行询价并最后确
定供应商。
5、单一来源采购:
5.1金额在1万元以下的项目,经主管院长审批,由后保处和使用单位人员组成的招标小组进行采购;
5.2总金额在2万元~20万元的项目(待定),经院长审批,由后保处、使用单位人员会同财务处、审计处组成招标小组与供应商谈判,确定供应商。
6、批量较小的物资设备采购,根据批准的申购计划,由后保处和使用单位安排不少于2人的采购小组,按照计划确定的数量、规格、型号、性能参数,进行市场调研和采购,确保优质优价。
7、选择供应商主要考虑的因素:
(1)采购供应商的经营资质及信誉:审核采购供应商的经营资质,要求企业营业执照、组织机构代码证齐全。
(2)审查采购项目仪器设备的规格性能、技术参数是否达到要求;
(3)审验仪器设备的性价比是否合理,比较报价总额,最低者优先。
(4)采购供应商售后服务方案的完善程度,可行性,是否承诺将仪器设备按时送达指定地点。
五、签署合同和执行合同
1、后保处将公开(邀请)招标结果、竞争性谈判采购、询价采购和单一来源采购的结果经申购单位负责人确认,并由申购单位与供应商签定技术协议或条款。
2、由后保处与供应商进行最后商务谈判,代表学院签署合同。
3、合同正式签定生效后,后保处设备部门的采购人员即对合同进行跟踪管理。
4、根据合同规定,必须预付款的,应在规定时间内办理。
5、督促供应商履行合同,按时交货。
6、将供应商履行合同情况和发货时间通知有关责任人,让有关人员做好接货和验收前的准备工作。
7、组织提货、送货。
六、建立验收登记制度与入库管理:
1、设备和物资到货后,要组织有关人员,按验收的内容:1)包装有效(品质标志、制造商)标志;2)整机完整性;3)配套材料;4)零配件数量;5)使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书等合同规定的规格、型号技术条款逐项严格验收,并详细填写验收报告单。
2、采购员要按照物品设备入库单的要求,逐项认真填写,经保管人员逐项核对、签章入库,确定专人保管,明确保管责任;保管人员应负责及时登记、造出清单(品名、数量、单价),报后保处一份存档,后保处设备部应根据清单进行有数量、金额的记录,并及时对固定资产的增减变化进行财产登记入帐。
3、采购单位要妥善保管原始计划书、合同书、验收报告、票据等有关材料,不得涂改、丢失或销毁。
4、应严格按规定办理物资设备的暂付款、报销和固定资产入帐手续,杜绝先购后审现象的发生。采购人员根据发票、入库验收报告单到财务处办理财务报销手续。
5、退货:设备器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等由设备部负责与生产厂家等有关部门办理退货、索赔或追补等事宜。
七、售后维修服务:仪器设备在使用过程中出现故障,需要供应商解决的,使用单位可直接与供应商联系。若联系后不能妥善解决的,可要求后保处的设备部协助联系解决。
八、教学等设备不得在非教学等场所使用,使用单位领用物品,特别是民用性较强的物品,必须建立帐目,严格履行领用报批手续,领用物品由各使用部门负责人审核签字后方可办理领用手续。
九、为预防采购活动中违法违纪现象的发生,采购单位或个人要认真学习物资采购供应的有关规章制度,要针对薄弱环节,完善机制,堵塞漏洞,从源头预防、按规定采购人员每2年进行一次轮岗或成立联合采购小组,从制度预防,完善招标采购组织、招标采购程序和公示程序;从监督预防,发挥好监督组织的作用,接受审计、监察、财务等部门的监督检查和职工及社会的监督。有下列违规违纪行为的,学校将依照有关规定,给予有关责任人相应的党纪、政纪处分;构成犯罪的将移交司法机关依法追究其法律责任。
  1、不按规定程序进行招标或业务谈判,徇私舞弊,干扰采购活动正常秩序的。
  2、与投标者或供货单位相互串通,高估冒算,有意多付货款的。
  3、不认真履行职责,购进的货物属以次充好、价高质次或假冒伪劣的。
  4、采购过程中,接受供货方贵重礼品、回扣或有价证券等各种好处费的。
  5、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购货款的。
  6、以各种理由化整为零,逃避上述条款约束的。
  7、采购过程拒绝监督,对违纪违法行为有意包庇的。
十、本规定在发布之日起执行,由学院后保处负责解释。

学院后保处
2006.10.20
采购计划管理系统
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